Dal 1° gennaio 2025, secondo quanto previsto dalla (futura) Legge di Bilancio 2025, si prospetta un inasprimento dei requisiti per dedurre le spese di trasferta, con particolare attenzione all’obbligo di tracciabilità dei pagamenti. Pur ricalcando la normativa già in vigore, queste disposizioni mirano a rendere ancora più trasparente la gestione dei rimborsi e la loro corretta allocazione fiscale.

Cosa significa in concreto per le imprese?

1. Tracciabilità obbligatoria: Vengono rafforzate le regole che impongono alle aziende di saldare le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi e noleggio con conducente) mediante bonifico, carta di credito/debito o strumenti assimilati. In caso di violazione, i rimborsi potranno essere considerati imponibili in capo al dipendente.
2. Limiti quantitativi: Restano in vigore i tetti di deducibilità definiti dall’art. 95 del TUIR. È fondamentale rispettarli sia nei rimborsi forfettari sia in quelli analitici per evitare contestazioni sul piano fiscale.

E per i dipendenti?

• Rimborso forfettario: È prevista la non imponibilità fino a 46,48 euro (Italia) o 77,47 euro (estero) al giorno, purché la trasferta avvenga fuori dal Comune di lavoro e siano rispettate le nuove condizioni sui mezzi di pagamento.
• Rimborso misto: Se l’azienda copre direttamente vitto o alloggio, l’indennità giornaliera si riduce, seguendo le soglie di legge (30,99 euro in Italia e 51,65 euro all’estero; ulteriore riduzione a 15,49 euro e 25,82 euro se vengono rimborsate entrambe le spese).
• Rimborso analitico: Le spese sostenute e documentate sono deducibili e non imponibili per il dipendente. Quelle accessorie (ad esempio telefoniche o di lavanderia) si considerano esenti fino a 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all’estero.

Attenzione anche ai lavoratori autonomi:

I rimborsi per vitto, alloggio e trasporto, se pagati con strumenti tracciabili, restano deducibili per il committente, in linea con le regole ordinarie.

Le spese di parcheggio vengono spesso considerate spese “accessorie” e potrebbero non essere soggette alle stesse restrizioni di tracciabilità previste per vitto e alloggio. Resta, in ogni caso, fondamentale conservare la documentazione idonea a provarne l’inerenza.

Conclusioni

I cambiamenti annunciati confermano la tendenza a una maggiore rigidità e trasparenza nella gestione delle spese di trasferta.

È pertanto consigliabile aggiornare i propri processi interni – specialmente quelli di amministrazione del personale e di contabilità – per garantire l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili, la corretta conservazione dei giustificativi di spesa e il rispetto dei limiti di legge. In questo modo si potranno evitare contestazioni e, al tempo stesso, continuare a riconoscere ai dipendenti e ai collaboratori un trattamento di trasferta conforme e vantaggioso.

Per ulteriori chiarimenti, si raccomanda di monitorare la pubblicazione ufficiale della Legge di Bilancio 2025 e di consultare fonti istituzionali o il proprio consulente fiscale di fiducia.

Fonte:
Studio RCG

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Foto di Briana Tozour su Unsplash